Cách sắp xếp tủ hồ sơ tại nơi làm việc ngăn nắp

Thứ hai - 21/06/2021 03:14

Học cách sắp xếp các tủ tài liệu tại nơi làm việc và sử dụng các danh mục hệ thống hồ sơ cho các thủ tục giấy tờ là một yếu tố quan trọng để điều hành một doanh nghiệp. Tủ hồ sơ là tài nguyên tuyệt vời để giữ cho giấy tờ, hồ sơ và biên lai được ngăn nắp. Mặc dù rất nhiều thông tin quan trọng được lưu giữ trực tuyến, nhưng vẫn có rất nhiều trường hợp cần có bản sao thực của tài liệu hoặc thông tin. Ngay cả khi làm việc trong một văn phòng nơi mà thủ tục giấy tờ là tối thiểu, tủ đựng hồ sơ là nơi tuyệt vời để lưu trữ tất cả các biên lai, hóa đơn và bản sao của các tài liệu cần phải sắp xếp khi khai thuế.
Mặc dù sắp xếp tủ tài liệu có vẻ như là một nhiệm vụ đơn giản, nhưng hầu hết các tủ đựng hồ sơ đều hỗn độn và được sắp xếp lộn xộn. Tủ tài liệu không được sắp xếp gọn gàng có thể gây mất tập trung, không hiệu quả, gây bực bội và giảm hiệu quả công việc văn phòng. Dưới đây là một số mẹo về cách sắp xếp tủ tài liệu tại nơi làm việc.

4 mẹo về cách sắp xếp tủ tài liệu tại nơi làm việc

1. Xem xét khả năng tiếp cận

Trước khi làm bất cứ điều gì, cần phải xem xét các thói quen cá nhân và văn phòng của công ty bạn. Hãy nghĩ về tần suất truy cập vào các tệp, những nhân viên cần truy cập thường xuyên vào các tệp cụ thể, nơi họ làm việc và nơi đặt tủ đựng hồ sơ trong văn phòng. Nếu đã có một tủ tài liệu, hãy xem xét các loại tệp được truy cập thường xuyên và liệu chúng có nằm trong phần thiết thực nhất của các thư mục trong tủ hay không.
Có một số loại thư mục nhất định trong mỗi tủ hồ sơ cần được giữ an toàn, không bị đụng chạm và niêm phong. Các tệp khác sẽ cần được nhiều nhân viên tham khảo, sao chép, lưu trữ và sử dụng. Về khả năng tiếp cận, nên ưu tiên các thư mục trong tủ hồ sơ theo tần suất bạn và nhân viên của bạn cần truy cập chúng.

2. Sử dụng nhãn

Khi đã xác định danh mục tệp sẽ lưu trữ trong tủ hồ sơ, một trong những bước quan trọng nhất để tổ chức tủ tài liệu tại nơi làm việc là sử dụng nhãn. Đầu tư vào một hệ thống ghi nhãn rõ ràng, tốt sẽ đảm bảo cho mọi người truy cập tệp đều ở trên cùng một trang về mọi thứ sẽ đi đến đâu.
Có thể xác định rõ ràng và đọc các nhãn tệp có vẻ như là một vấn đề nhỏ; tuy nhiên, việc ghi nhãn rõ ràng sẽ giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian trong việc nộp hồ sơ và tìm kiếm tài liệu trong văn phòng. Cho dù bạn muốn sử dụng máy tạo nhãn, hệ thống màu để xác định danh mục hoặc một cách khác để xác định các phần khác nhau trong tủ hồ sơ, hãy đảm bảo rằng nó rõ ràng, ngắn gọn và dễ đọc.

3. Thư mục mua hàng hoặc tài liệu ràng buộc

Bây giờ mọi thứ đều có vị trí riêng trong tủ hồ sơ và mỗi phần nên được tách biệt bằng các thư mục hoặc bìa hồ sơ. Khuyên bạn nên đầu tư vào một số thư mục màu có tab nhãn để mọi phần giấy tờ được sắp xếp tốt. Ví dụ: bạn có thể sử dụng các thư mục này để gửi tất cả các tệp khách hàng của mình bằng màu vàng, tất cả thông tin tài chính có màu xanh lam và bất cứ thứ gì liên quan đến tiếp thị hoặc quảng cáo trong các thư mục màu đỏ. Bằng cách này, mỗi lần bạn mở tủ hồ sơ, bạn sẽ không chỉ xác định được hệ thống hồ sơ mà còn dễ dàng tìm thấy phần mà bạn đang tìm kiếm mỗi khi bạn cần lấy thứ gì đó ra hoặc bỏ vào.

4. Giữ tệp tài liệu khoa học, có tổ chức

Khi bạn đã triển khai hệ thống nộp hồ sơ mới này tại nơi làm việc, hãy chắc chắn tuân theo nó. Mỗi lần bạn lấy một tệp ra hoặc đặt lại một tệp, hãy đảm bảo sử dụng các chất kết dính và danh mục chính xác. Một tủ hồ sơ có tổ chức có thể tạo nên điều kỳ diệu cho hiệu quả nơi làm việc, năng suất và giảm mức độ căng thẳng - tuy nhiên, hệ thống chỉ hoạt động nếu bạn tiếp tục sử dụng nó một cách thích hợp và đừng lười để lại tài liệu trong các phần ngẫu nhiên.
Khi nói đến cách sắp xếp tủ hồ sơ và giữ chúng ngăn nắp, điều quan trọng là tránh để hồ sơ chồng chất. Việc nộp năm tờ giấy trong một lần ngồi sẽ dễ dàng và hiệu quả hơn nhiều so với việc bạn phải đóng toàn bộ xấp năm trăm tờ cùng một lúc. Nếu bạn có thói quen thường xuyên nộp các tài liệu theo yêu cầu, sẽ không có một đống giấy tờ khổng lồ mà bạn sẽ bị cám dỗ để nhét vào các phần ngẫu nhiên của tủ hồ sơ.
Học cách tổ chức các tủ tài liệu tại nơi làm việc và sử dụng các danh mục hệ thống hồ sơ cho doanh nghiệp sẽ giúp giữ gìn các tài liệu và thông tin quan trọng nhất một cách an toàn, có tổ chức và có thể truy cập được.